Utilizar um bom sistema de cobrança pode oferecer mais benefícios do que se imagina, já que ele pode contribuir muito com a agilidade e organização de contas a receber, além de ajudar na redução de custos.
Porém, escolher um sistema que seja eficiente para o seu negócio não é uma tarefa muito simples, pois será preciso compreender alguns critérios internos antes de fazer a sua escolha, uma vez que o mais barato pode não ter a menor utilidade para o seu negócio.
Sendo assim, vamos te ajudar através de algumas dicas que podem facilitar o seu processo de escolha. Ao seguir todas elas, você estará mais perto de trazer melhores resultados para a sua empresa. Confira!
1 – Compreenda as reais necessidades do seu negócio
A primeira dica consiste em compreender as necessidades da sua empresa. Parece simples, mas você precisa conhecer as limitações, oportunidades, gargalos e as deficiências do seu setor financeiro.
O maior erro cometido por gestores é acreditar que a ferramenta vai simplesmente funcionar, e que eles não precisam conhecer as necessidades do negócio para que o sistema funcione perfeitamente.
Quando você não conhece bem a sua empresa, pode acabar investindo em sistemas de cobrança que são ineficientes ou mesmo pagando muito caro por uma ferramenta que não dispõe das funcionalidades necessárias para o seu empreendimento.
Logo, aconselhamos que você realize um mapeamento das necessidades da sua empresa e realize uma identificação das falhas que acabam atrapalhando o processo de cobrança e gerando custos desnecessários.
2 – Entenda as funcionalidades do sistema de cobrança
Entender quais são as funcionalidades do sistema é de extrema importância, pois você já conhece quais são as necessidades da sua empresa e precisa adquirir uma ferramenta que atenda todas elas com eficiência.
Portanto, fique atento a alguns fatores que precisam ser analisados, como:
– Este sistema de cobrança possibilita negociações através de multicanais (E-mail, Chat, SMS)?
– Ele conta com funções que permitem fechar um negócio?
– Ele tem outras funções que podem ajudar a sua empresa a ter mais chances de receber o pagamento de um determinado cliente inadimplente?
Todo este processo está totalmente atrelado a dica que demos anteriormente, já que não vai adiantar contratar um sistema super caro, que se diz incrível, se você for utilizar apenas uma ou duas funções.
Ele precisa atender a todas as necessidades da sua empresa para ser eficiente e gerar bons resultados. Ou seja, você precisa conhecer bem o seu negócio para contratar a melhor ferramenta.
3 – Avalie os custos e os benefícios
Seguindo as duas dicas acima, você vai precisar avaliar se um determinado sistema de cobrança vai gerar os benefícios de que a sua empresa precisa, levando em conta o seu custo.
Pode ser que um sistema de cobrança incrível e muito caro, não traga os benefícios de que a sua empresa precise. Será necessário avaliar muito bem as opções existentes no mercado, quanto a sua empresa está disposta a investir numa ferramenta como esta e fazer uma estimativa de quanto tempo ela vai levar para trazer resultados.
Tudo isso é relevante quando se está analisando os fatores, pois você não vai querer ficar frustrado com um sistema inadequado e nem querer prejuízos para o seu negócio.
Importante ressaltar que um bom sistema, com certeza, vai ajudar a sua empresa, mas também é essencial analisar os tipos de cobrança que podem ser usados pelo seu negócio, conhecer as melhores técnicas para cobrar um cliente e saber como cobrar um cliente em tempos de crise.
4 – Escolha um sistema de cobrança que permita integração
Após avaliar os custos e os benefícios, você já deve ter uma ou duas opções que está considerando para a sua empresa. Então, verifique se alguma delas possui integração com outras ferramentas de gestão que estão disponíveis no mercado atualmente. Essa função vai permitir uma redução de tempo e de trabalho manual.
Além do mais, a integração permite que a cobrança aconteça de maneira automática. Por exemplo: ao perceber o não pagamento, o sistema de gestão envia essa informação para o sistema de cobrança, que, automaticamente, vai iniciar a execução dos processos que foram definidos por você.
Também é importante ter a integração para evitar que um cliente seja cobrado sem ter necessidade, visto que o comando de cobrança será dado por outro sistema, que vai identificar a falta de pagamento.
Cobranças indevidas ou excessivas podem gerar danos judiciais para a sua empresa, pois mesmo uma pessoa estando inadimplente com o seu negócio, ela precisa ser tratada de modo adequado, com muito respeito, empatia e compreensão.
Dica para a sua empresa: confira o método de Cobrança Empresarial Extrajudicial.
5 – Analise o suporte oferecido pela empresa
Após avaliar as necessidades do seu negócio, verificar um sistema que atende a todas elas, incluindo a integração com outras ferramentas, avaliar os custos e os benefícios, chegou o momento de analisar o suporte oferecido pela empresa a ser contratada.
Por mais fácil, simples e intuitivo que um sistema de cobrança possa ser, haverá um momento em que você vai precisar da ajuda de um técnico para resolver alguma coisa. E, neste momento, será essencial contar com um atendimento ágil e muito eficaz, pois, do contrário, a falha na comunicação pode gerar problemas de recebimento ou mesmo de contato com o seu devedor.
Por isso, não deixe passar a verificação do suporte técnico oferecido. Tire todas as dúvidas, realize testes, peça o contato de pessoas que poderão te atender rapidamente. Considere este um fator que deve ser determinante na escolha do sistema de cobrança a ser utilizado na sua empresa.
Com todas essas dicas, você já estará pronto para escolher um sistema de cobrança para a sua empresa que seja muito eficiente e que gere excelentes resultados.
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